UDK ry kunnioittaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja toimii sen mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Tietoja kerätään vain tarpeellinen määrä käsittelyn tarkoitukseen nähden ja niitä käsitellään luottamuksellisesti ja turvallisesti. Tietoja päivitetään aina tarvittaessa ja ne säilytetään tunnistettavassa muodossa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoituksen toteuttamista varten.
Alta löydät rekisteri- ja tietosuojaselosteet sekä tiivistelmät niistä.
Tapahtumien osallistujarekisteri
Jäsenrekisteri
UDK ry:n jäsenrekisteriin kerätään rekisteriselosteen mukaiset tiedot UDK ry:n jäsenmaksun maksaneista henkilöistä.
Jäsenistä pidetään rekisteriä yhdistyslain perusteella. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tarkistettaessa jäsenen oikeus osallistua UDK ry:n järjestämään toimintaan tai saada UDK ry:n jäsenille tarkoitettuja alennuksia tai etuja.
Tietoja ei luovuteta UDK ry:n hallituksen ulkopuolelle, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Yhdistyslain velvoittamana pakollisia jäsentietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Jäsen katsotaan eronneeksi yhdistyksestä ja jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä, jos niitä ei päivitetä vähintään vuorovuosittain.
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on UDK ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.05.2018. Viimeisin muutos 11.4.2022.
1. Rekisterinpitäjä
UDK ry
PinniB 0033, 33014 Tampereen yliopisto
Y-tunnus: 1790523-6
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
UDK ry:n talousvastaava
talous@udk.fi
3. Rekisterin nimi
UDK ry:n jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on yhdistyslaki (503/1989, 11 §), joka velvoittaa hallituksen pitämään luetteloa jäsenistä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on seurata ainejärjestön jäsenmäärää. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tarkistettaessa jäsenen oikeus osallistua UDK ry:n järjestämään toimintaan tai saada UDK ry:n jäsenille tarkoitettuja alennuksia tai etuja. Tietoja käytetään tärkeän jäsenistölle suunnatun viestinnän toteuttamiseen, muun muassa yhdistyksen kokousten kutsujen toimittamiseen. Tietoja käytetään myös vuosittaisen jäsenkyselyn toteuttamiseen UDK ry:n sääntöjen mukaisesti ja jäsentietojen vuorovuosittaisen päivittämisen seuraamiseen.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Yhdistyslakiin perustuvia rekisteriin tallennettavia pakollisia tietoja ovat kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi rekisteriin tallennetaan jäsenen ilmoittama sähköpostiosoite ja tieto Tampereen ylioppilaskunnan jäsenyydestä.
Jäsenrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Yhdistyksen jäsenyys voi päättyä joko jäsenen eroamiseen, eronneeksi katsomiseen tai erottamiseen. Jäsen katsotaan eronneeksi ja jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä, jos niitä ei päivitetä vähintään vuorovuosittain.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä liittymisen yhteydessä, ja ne päivitetään vuosittain lomakkeella tehtävällä jäsentietokyselyllä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden hallituksen jäsenten toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet). Yhdistyslaki velvoittaa hallitusta kuitenkin säilyttämään kunkin jäsenen täydellisen nimen ja kotipaikan niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen.
Tapahtumien osallistujarekisteri
Tapahtumien osallistujarekisteriin kerätään yksittäisiin tapahtumiin ilmoittautuneiden tiedot. Tietoja käytetään tapahtuman järjestämiseen sekä muun muassa tapahtuman tilan kapasiteetin riittävyyden varmistamiseen ja mahdollisen ruokailun järjestämiseen. Tiedot kerätään osallistujien suostumuksen perusteella.
Tietoja ei luovuteta muille kuin tapahtuman järjestämiseen osallistuville henkilöille, eikä tietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Maksuttomien tapahtumien osallistujien henkilötiedot poistetaan viimeistään 30 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä. Maksullisten tapahtumien osallistujien tiedot poistetaan nimi- ja yhteystietoja lukuunottamatta 30 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä.
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on UDK ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.05.2018. Viimeisin muutos 11.4.2022.
1. Rekisterinpitäjä
UDK ry
PinniB 0033, 33014 Tampereen yliopisto
Y-tunnus: 1790523-6
2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt
UDK ry:n tapahtumavastaavat
tapahtumat@udk.fi
3. Rekisterin nimi
UDK ry:n tapahtumien osallistujarekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kartoittaa tapahtumiin osallistuvien määrää, sekä kerätä tapahtuman järjestämiselle olennaista tietoa esimerkiksi ruoka-aineallergioista ja erityisruokavalioista. Tietoja käytetään myös tapahtumien mahdollisen osallistumismaksun laskuttamiseen.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, sähköpostiosoite, ruoka-aineallergiat ja erityisruokavalio sekä mahdolliset muut lisätiedot.
Tapahtumarekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Maksuttomien tapahtumien osallistujien henkilötiedot poistetaan viimeistään 30 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä. Maksullisten tapahtumien osallistujien tiedot poistetaan nimi- ja yhteystietoja lukuunottamatta 30 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä. Osallistujien nimet ja yhteystiedot sekä mahdollinen muu kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuuden vuoden ajan sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä hänen ilmoittautuessaan tapahtumaan, yleensä lomakkeella tai sähköpostilla.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden tapahtuman järjestäjien toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).
Asiasanan tilaajarekisteri
Asiasanan tilaajarekisteriin kerätään Asiasana-lehden tilaajien tiedot. Tiedot kerätään tilaussopimuksen perusteella, jossa tilaaja on toinen osapuoli. Tietoja käytetään lehden toimittamiseen ja tilausmaksun perimiseen.
Tietoja ei luovuteta muille kuin yhdistyksen talousvastaavalle ja Asiasanan postitusvastaavalle, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tilaajien tietoja säilytetään niin kauan kuin tilaus on voimassa.
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on UDK ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.05.2018. Viimeisin muutos 11.4.2022.
1. Rekisterinpitäjä
UDK ry
PinniB 0033, 33014 Tampereen yliopisto
Y-tunnus: 1790523-6
2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt
UDK ry:n Asiasanan postitusvastaava ja talousvastaava
asiasana.postitus@udk.fi
talous@udk.fi
3. Rekisterin nimi
Ainejärjestölehti Asiasanan tilaajarekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, jossa tilaaja on osapuolena.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Asiasana-lehden tilaajien määrän seuranta, lehden jakelu ja laskutus.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka, sähköpostiosoite ja mahdolliset lisätiedot. Saadakseen opiskelija-alennuksen tilaajan tulee myös ilmoittaa oppilaitos ja tutkinto-ohjelma, johon hänellä on voimassa oleva opinto-oikeus.
Tilaajan tietoja säilytetään niin kauan, kun lehden tilaus on voimassa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan tilaajalta lomakkeella tehtävän lehtitilauksen yhteydessä. Tilaaja voi myös päivittää tietonsa tilauslomakkeella tai sähköpostilla.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).
Muut väliaikaiset rekisterit
Muita väliaikaisia rekistereitä kerätään tarpeen vaatiessa ja tiedot kerätään tietojen antajan suostumuksen perusteella. Tietoja käytetään rekisterin tarkoitusperän toteuttamiseen, esimerkiksi fuksien sähköpostiosoitteiden lisäämiseen fuksien sähköpostilistalle tai opiskelijahaalarien toimittamiseen.
Tietoja ei luovuteta muille kuin väliaikaisen rekisterin pitäjille eikä niitä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja säilytetään niille tarkoituksenmukaisen ajan, esimerkiksi fuksien sähköposteja kunnes ne on lisätty sähköpostilistalle tai haalarien tilaajien tietoja kunnes ne on toimitettu.
Suomi 
English